Алгоритм проверки закупок программно

[Alexas_s]

Контроль происходит программно, не тяжело контролировать..

А можно подробнее?

[Виталий]

Контроль происходит программно, не тяжело контролировать..

А можно подробнее?

Вам скорее всего не тяжело просматривать входящие счета.
Когда их очень много и из разных мест, необходим простейший алгоритм контроля закупочных цен. У нас это сделано в ЦРМ, но можно сделать и в Ексель
При повышение цены (выше установленной)  за единицу квадратного или погонного метра, строчка с номером данного счёта подсвечивается другим цветом. Подсвечиваемые счета сразу обсуждаются в конференции Скайпа, чтобы не тормозить проплаты. (Можно сделать это удалённо из любой точки планеты)
Остаётся только менять установленные пороги, которые используются для сравнивания.  Ну или пойти ещё дальше и привязать к биржевым цифрам.

Конечно проще просто дать указание тому, кто выписывает счета: сравнивать и если превышает - обсуждать. Но в момент увеличения нагрузки на снабжение,  велик риск человеческого фактора. Мы решили подстраховаться..
И ещё раз хочу напомнить про оправданность применяемых программных проверок и ограничений.  Не стоит городить преграды, если ежедневная проверка составляет относительно мало времени и не удлиняет процесс работы.

PS: Вы не представляете, как у нас выглядит журнал заказов на производство.. Настоящая радуга 

[Alexas_s]

Т.е. еще ДО оплаты - поступающий счет попадает на анализ?

[Виталий]

Т.е. еще ДО оплаты - поступающий счет попадает на анализ?

Да, конечно. Именно так
Полный алгоритм такой:
Из журнала ТМЦ видно, что именно заканчивается, с учётом ещё не сделанных, но уже оплаченных заказов. Так же видно, сколько плёнки использовано за последний месяц.
Нажимается на + и делается заявка определённой плёнки. если известна цена, то сразу ставится предположительная цена закупки. И уже на этом этапе делается проверка цены, с возможностью замены поставщика на более выгодного. Это первый анализ и первая проверка.  Обычно это делается два раза, рано утром и после 12.00.  Занимает 5-10 минут
Потом снабженец начинает работать с заявками, работать на телефоне с поставщиками. Редактируя заявки, прикрепляя счета. 
Если счёт прикреплён и прошёл второй анализ и проверку, его сразу видят бухи.  Указываются суммы платежей (если оплачивается не всё сразу, а частями), указывается дата платежа (если по гарантийке)
В принципе, всё это не тяжело. Давно у нас работало в Екселях. Теперь всё упрощается через ЦРМ..

[Alexas_s]

Устанавливаете грань Вы? По каждой позиции?

[Виталий]

Устанавливаете грань Вы? По каждой позиции?

Не я. Мог бы и я, но не всегда онлайн в программе. Но в скайпе почти всегда онлайн. Я просто согласовываю изменения
Грань цены устанавливается ежедневно после 12.00 (после смены курса). Устанавливаются по группам товаров: 2м; 2,7 и 3.2 мат и сатин;  2,7 и 3,2  белый лак; цветные лаки 3,2. Это то что ходовое и часто.
Остальное бывает редко и не тяжело согласовать просто цены каждый раз, если происходят изменения в цене (или в курсе) более чем на 3-5 рублей.
Сегодня рассматривал всего два счёта, которые вылетели из-за смены курса после 12.00. Один согласовал (Самарский, 2.7 маты) из-за срочности, в сумме разница не очень большая. Второй вернул на обсуждение  (широкие материала, не срочно. Скорее всего завтра цена изменится). Согласование  заняло минут семь-восемь

[skylinerus]

2 года отработали на "бумажках" (опен офис)
Вот подумываю на новый год взять программу для ведения учёта, за 2 года "бумажки" уже не помогают.
Вот выбираю, Виталий может, что то подскажете?