зачем тогда пишете чтоб это сообщали в письменном виде
" Просьба отправить ей письмом следующую информацию:
1. Ф.И.О гостей
2. Дату и место прибытия в Новосибирск
3. Нужно ли Вас встречать
4. Место проживания (Борвиха, др. гостиницы, родственники и т.д.)
5. Количество гостей, остающихся на банкет
6. Дата отъезда из города. "
Нужно ещё и позванить?